POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dernière mise à jour 23 octobre 2023
1 - Généralités
La présente politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après désignée la « Politique ») a pour objectif, d’une part, de formaliser l’engagement de VIVACO groupe coopératif envers la protection des Renseignements personnels (tels que définis ci-après) et, d’autre part, de vous informer des types de Renseignements personnels que VIVACO groupe coopératif recueille, utilise et divulgue, notamment dans le cadre de l’exploitation du site de recrutement emplois.vivaco.coop.
La Politique s’applique à tout internaute utilisateur du site internet (ci-après désigné « l’Utilisateur » ou « vous ») accessible depuis l’URL emplois.vivaco.coop (ci-après désigné le « Site ») et exploité par VIVACO groupe coopératif, notamment les candidats qui y déposent leurs candidatures. Pour faciliter les recrutements, VIVACO groupe coopératif a recours au logiciel DigitalRecruiters, édité par la société BANKESS, permettant de diffuser des offres d’emploi, de collecter des candidatures et de les gérer.
La Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels concernant nos sous-traitants.
Les articles qui suivent mettent à votre disposition de l’information sur:
• La nature des Renseignements personnels que nous recueillons ainsi que les moyens par lesquels nous le faisons;
• La portée de votre consentement;
• Les mesures de sécurité et de gouvernance visant à les protéger que nous respectons;
• Les finalités de leur utilisation;
• La manière dont nous les communiquons et conservons;
• Vos droits à leur égard ainsi que la manière de les exercer.
2 - Portée de la Politique sur la protection des Renseignements personnels
La Politique s’applique à tous les Renseignements personnels qui vous concernent et que nous recueillons ou recevons de quelque source que ce soit.
Les « Renseignements personnels » sont tous renseignements se rapportant à une personne physique qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier.
Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir les relations que nous entretenons avec vous. Cette collecte se limite, dans la majorité des cas, à vos nom, prénoms, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique (courriel), formation, expérience professionnelle, diplômes, distinctions, compte-rendu d'entretiens, et plus largement toutes informations et données personnelles que vous communiquerez spontanément dans le cadre de votre candidature (ex: CV et lettre de motivation) et qui sont nécessaires pour son analyse par VIVACO groupe coopératif, ainsi qu’aux témoins de connexion.
Les réponses correspondant aux champs munis d'un astérisque sur le Site sont obligatoires et l’absence de réponse est susceptible de compromettre le suivi de votre candidature. Dans les autres cas, elles sont facultatives et sans conséquence pour l'examen de votre dossier.
3 - Collecte de Renseignements personnels
Dans la plupart des cas, nous recueillerons des Renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous :
• Créez un profil sur le Site;
• Postulez à une offre d’emploi;
• Ajoutez votre curriculum vitae à votre profil;
• Ajoutez une lettre de motivation à votre profil;
• Vous connectez sur notre Site via votre compte Linkedin;
• Contactez nos équipes par courriel; et
• De manière générale, lorsque vous utilisez notre Site.
VIVACO groupe coopératif vous informe qu’elle pourra également enrichir votre profil avec des informations vous concernant, à savoir des informations collectées (i) lors de ses échanges avec vous, qu’ils soient écrits, téléphoniques ou qu’ils s’agissent d’entretiens physiques et (ii) depuis les réseaux sociaux professionnels ou depuis toute source d’information publique, lorsque ces informations sont utiles à la gestion de votre candidature.
Ces informations font l’objet d'un traitement informatique destiné à la gestion de votre candidature. Avec votre consentement, vos données pourront également être intégrées à une CVthèque qui permettra à VIVACO groupe coopératif de vous proposer d’autres offres d’emploi, le cas échéant, et ce pour la durée prévue à l’article 7 des présentes.
4 – Communication de vos Renseignements personnels
• À qui ?
Compte tenu de sa finalité, consistant à traiter les Renseignements personnels de candidats répondant à des offres d’emploi et à l’intégration de données sur les candidats au sein de la CVthèque de VIVACO groupe coopératif, le traitement de vos Renseignements personnels est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes de VIVACO groupe coopératif, à savoir la gestion de ses processus de recrutement, ainsi qu’à l’exécution de mesures précontractuelles pouvant exister entre VIVACO groupe coopératif et les candidats répondant à ses offres d’emploi.
Ces données seront transmises aux personnes chargées du recrutement au sein de VIVACO groupe coopératif afin de leur permettre d’étudier votre candidature.
En sa qualité de sous-traitant de VIVACO groupe coopératif, la société BANKESS est autorisée à accéder à vos Renseignements personnels lorsque cela s’avère nécessaire, notamment dans le cadre de ses missions d’administration et de maintenance du Site et de l’outil de gestion des candidatures, mais ne peut communiquer ces données, sauf à des sous-traitants à des fins d’hébergement et de traitement de ces données compatibles avec les finalités de la collecte.
Nous pouvons également communiquer des Renseignements personnels à des tiers dans des circonstances précises autorisées par la loi. Dans le tableau ci-après, nous résumons ces circonstances ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger les Renseignements personnels.
Destinataire | Finalité | Mesures |
Aux sous-traitants et mandataires.
| Nous signons des contrats avec des sous-traitants et mandataires afin de vous fournir un service et/ou améliorer les services existants. | Un contrat oblige les sous-traitants à : · N’utiliser que les Renseignements personnels nécessaires à la prestation du service; · S’abstenir de divulguer ou de communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement; · Mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses; · Nous permettre d’auditer ces mesures; · Nous aviser immédiatement lors d’un incident de confidentialité; · Détruire les Renseignements personnels à la fin d’un contrat.
|
À une autre partie lors d’une transaction commerciale.
Une telle transaction se définit comme étant l’aliénation ou la location de tout ou partie de notre entreprise ou de ses actifs, une modification de notre structure juridique par fusion ou autrement, l’obtention d’un prêt ou toute autre forme de financement ou une sûreté prise pour garantir une de nos obligations (ci-après : la « Transaction commerciale »).
| Conclure une Transaction commerciale. | Un contrat oblige l’autre partie à : · N’utiliser que les Renseignements personnels nécessaires à la conclusion de la Transaction commerciale; · Mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses; · S’abstenir de divulguer ou de communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement; · Nous aviser immédiatement lors d’un incident de confidentialité; · Détruire les Renseignements personnels si la Transaction n’est pas conclue ou que ceux-ci ne sont plus nécessaires à sa conclusion. |
Aux autorités légitimes.
| Afin de nous conformer à une ordonnance ou une décision d’un tribunal, y compris un mandat de perquisition valide, ou d’une autorité de réglementation, nous pourrions être dans l’obligation de fournir des Renseignements personnels.
| Les lois qui régissent ces autorités les obligent à mettre des mesures en place afin de respecter et de préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels.
En général, nous refusons d’y donner accès dès lors que la demande n’est pas juridiquement contraignante. |
À nos avocats ou procureurs.
| Afin d’assurer notre défense ou de faire valoir nos droits, il est possible que nous communiquions, dans certains cas, vos Renseignements personnels.
| Tant la loi que les lettres de mandats que nous signons obligent nos avocats à protéger la confidentialité de l’ensemble de nos communications avec eux.
|
• Où ?
Nous pouvons communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment en France où les Renseignements personnels sont hébergés et traités.
Avant de communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous effectuerons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tiendra compte :
• De la sensibilité des Renseignements personnels;
• De la finalité de leur utilisation;
• Des mesures de protection dont ils bénéficieront; et
• Du régime juridique applicable dans l’État où ces Renseignements personnels seront communiqués.
Nous n’allons procéder à cette communication que si cette évaluation démontre que les Renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate au regard des principes de protection des Renseignements personnels généralement reconnus. De plus, cette communication devra faire l’objet d’un contrat écrit qui tient compte de l’ensemble des conclusions de l’évaluation.
5 – Votre consentement
Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la présente Politique.
En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, ce consentement peut être exprès s’il est exprimé au moyen de mots ou de gestes précis ou implicites s’il peut être déduit de la conduite de la personne dont les Renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou partagés.
EN COMPLÉTANT LE FORMULAIRE SUR LE SITE, VOUS CONSENTEZ À CE QUE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SOIENT COLLECTÉS, UTILISÉS, COMMUNIQUÉS ET CONSERVÉS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE. VEUILLEZ DONC LA LIRE ATTENTIVEMENT.
Si vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le Site. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sur transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre Site pourraient ne plus vous être accessibles ou bien il est possible que nous ne puissions plus analyser ou gérer votre candidature.
6 – L’utilisation des Renseignements personnels
Sauf en conformité avec la Politique, et à moins que la loi le permette ou le requiert, VIVACO groupe coopératif ne recueille, ni n’utilise, ni ne partage des Renseignements personnels sans consentement préalable.
Nous utilisons en règle générale vos Renseignements personnels aux fins suivantes :
• Traiter votre candidature;
• Répondre à vos demandes et questions;
• Analyser vos réponses et votre profil en vue d’un recrutement;
• Proposer des offres d’emploi en adéquation avec votre profil ou souhaits professionnels;
• Obtenir des statistiques sur l’utilisation du Site, y incluant permettre à BANKESS d’obtenir de telles statistiques sur une base anonyme.
Tous nos employés qui utilisent des Renseignements personnels sont liés par des obligations de confidentialité et ont reçu une formation adéquate. De plus, ils ne peuvent avoir accès qu’aux Renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leurs fonctions respectives. En cas de contravention, nos politiques et pratiques en matière de gouvernance prévoient des sanctions.
7 - Conservation
Sauf lorsque des exigences légales ou des intérêts contractuels reconnus par la loi nous obligent à les conserver pour une plus longue période, les Renseignements personnels des candidats externes à l’entreprise seront conservés seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, mais au plus tard jusqu’à l’expiration d’une période de 24 mois après votre dernier contact avec notre service recrutement, la notion de « dernier contact » étant entendue comme la date à laquelle vous avez consenti à la collecte de vos Renseignements personnels. Pour les candidatures internes, ils sont conservés durant le temps de présence de l’employé dans l'entreprise.
Nous nous réservons le droit d’établir de temps à autre des politiques de destruction des Renseignements personnels. Si vous demandez la destruction de vos Renseignements personnels, nous déploierons des efforts raisonnables pour faire droit à cette demande le plus rapidement possible. La suppression de vos Renseignements personnels est faite dans les 30 jours suivant la demande.
8 – Sécurité et gouvernance
La sécurité de l’information est une priorité pour nous. En plus des mesures administratives que nous détaillons dans les articles qui suivent, nous avons mis en place des mesures physiques et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
9 – Vos droits
En communiquant vos Renseignements personnels, vous déclarez qu’ils sont exacts et que vous n’usurpez pas l’identité d’une tierce personne. Vous pouvez modifier les Renseignements personnels de votre profil en tout temps.
L’Utilisateur a également les droits suivants à l’égard de ses Renseignements personnels :
• Le droit d’être informé de leur utilisation, communication, conservation et destruction, ce qui est notamment visé par la présente Politique;
• Le droit d’accéder à vos Renseignements personnels et d’obtenir, le cas échéant, des détails supplémentaires sur la manière dont nous les utilisons, communiquons, conservons et détruisons;
• Dans certains cas, le droit de vous opposer, restreindre ou retirer votre consentement à ces opérations moyennant la transmission d’un préavis raisonnable expédié à l’adresse courriel fournie à la fin de la présente Politique;
• Le droit de faire corriger vos Renseignements personnels s’ils sont inexacts ou équivoques et de les faire compléter lorsqu’ils sont incomplets;
• Le droit de faire supprimer vos Renseignements personnels sous réserve de nos obligations légales;
• Le droit d’être informé d’un incident de confidentialité concernant vos Renseignements personnels et qui peut vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer.
En tout temps, vous pouvez exercer ces droits en communiquant avec nous. Vous devez faire cette demande par écrit et nous l’expédier par courriel à l’adresse courriel fournie à la fin de la présente Politique en joignant une preuve de votre identité. Dans un tel cas, toute information fournie pour vous identifier sera utilisée uniquement à cette fin. Nous nous engageons à vous répondre dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant la réception de votre demande, sauf lorsque la loi permet une extension de ce délai.
Sous réserve des restrictions prévues par la loi, en cas de refus de vous fournir ou de corriger vos renseignements, nous vous communiquerons les motifs au soutien de ce refus, de l’information sur vos recours ainsi que les articles applicables de la loi.
Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux Renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Nous conserverons également les Renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.
10 - Communications
Vous pouvez décider de cesser de recevoir des communications sous forme électronique de la part de VIVACO groupe coopératif en vous désabonnant au moyen du mécanisme indiqué dans ces communications ou en nous transmettant une demande écrite par courriel.
11 – Cookies (Témoins de connexion)
Votre utilisation du Site nous permet de compiler automatiquement certains renseignements, soit des témoins de connexion, qui peuvent inclurent :
• L’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur;
• Votre zone de géolocalisation;
• Le système d’exploitation que vous utilisez;
• La langue de préférence;
• L’identité de votre fournisseur de services Internet;
• La date et l’heure auxquels vous avez accédé au Site;
• Le site web précédent que vous avez visité et qui vous a fourni un lien à notre Site; et
• Le contenu visionné et téléchargé sur notre Site ou le nombre de visites.
12 – Responsable de la protection des Renseignements personnels
Tous les demandes, commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant vos Renseignements personnels, la présente Politique ou nos pratiques en matière de protection des Renseignements personnels devraient nous être transmis par courriel à l’adresse suivante : rh@vivaco.coop
13 – Modification
VIVACO groupe coopératif se réserve le droit de modifier le contenu de la présente Politique en tout temps. Tout changement apporté figurera sur notre Site et sera porté à votre attention lors de votre consultation. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de la présente Politique pour vos dossiers et de réviser cette section de notre Site périodiquement.
14 - Juridiction et loi applicable
Sans porter atteinte à votre droit d’introduire un recours judiciaire à l’encontre de VIVACO groupe coopératif devant tel ou tel tribunal compétent, la présente Politique est soumise aux lois applicables dans la province du Québec ainsi qu’à celles du Canada qui s’y appliquent.